クラウド会計freeeで紙の領収書をスキャナ保存する方法(2022年1月以降)

Last Updated on 2021年9月7日

令和3年度の税制改正でスキャナ保存が使いやすく

2021年(令和3年)度の税制改正によって、紙の領収書・請求書等をスキャンして保存する「スキャナ保存」が、2022年1月以降使いやすくなりました。

当記事では、

2022年年1月1日以降のスキャナ保存の要件と、

クラウド会計freeeを使った実際のスキャナ保存の方法を解説します。

 

  • 2022年1月1日以降のスキャナ保存の要件とは
  • freeeを使ったスキャナ保存の方法

 

スキャナ保存の要件

2022年1月1日以降のスキャナ保存の要件は、以下のとおりです。

ちなみに「重要書類」というのは、

契約書・請求書・領収証・納品書・請書・借用証書・預り証・預金通帳・小切手・手形など、

人・モノ・お金の流れに直結する書類を指します。

「一般書類」は上記以外の書類(検収書・作業報告書・見積書・注文書・契約の申込書など)を指します。

 

2022年1月1日以前までは、

  • スキャナ保存の開始3ヶ月前までに税務署に承認申請をしなければならない
  • 書類を受領する者とタイムスタンプ付与者は原則違う者でなければならない
  • 定期的な検査・改善体制が必要
  • 書類を受け取った人がタイムスタンプ付与を行う場合は、外部の税理士等が定期検査を行う必要あり。さらに、自署をした上で3日以内にタイムスタンプを付与しなければならない
  • 検査が行われるまで紙の書類は廃棄できない

など多くの制限があったのですが、これらの要件がすべて撤廃されるのです。

これによって、社長ひとりの会社や個人事業主のスキャナ保存も現実的になりました。

 

クラウド会計freeeのスキャナ保存の方法

実際に、クラウド会計freeeでスキャナ保存をする方法を確認してみましょう。

(ここでは、法人の場合の画面で説明します)

 

個人はプレミアムプラン、法人はベーシックプラン以上の契約が必要

まず、スキャナ保存を行うためには

個人の場合はプレミアム、

法人の場合、ベーシックプラン以上

の契約が必要です(2021年9月現在)。

 

電子帳簿保存法の設定をする

事業所の設定画面で、電子帳簿保存:保存するに設定します。

 

ファイルボックスに領収書をアップロードする

実際に、ファイルボックスに領収書をアップロードしてみます。

レシートをアップロードすると、「確認待ち」というタブの中に入りますので、

「確認する」ボタンを押します。

アップロードすると、

「紙の原本がある」というチェックボックスがあるのでチェックを入れます。

その他、解像度と階調を入力します(その他の情報は既に入っています)

ちなみに、これらの情報はファイルの詳細を見れば確認できます。

Macの場合は、プレビューAppのインスペクタで確認できました。

このままだとピクセルの情報しかわからないので、

縦と横のピクセル数から解像度(dpi)に変換できるサイトで下記のとおり計算しました・・もっと早く確認できる方法があるかもしれません。

階調は、ビット深度(8)×RGB(3色)=24で計算できます。(ちょっとここは自信がなく、間違っていたらすみません)

確認するボタンを押すと、未登録の状態になるので、科目などを設定します。

右側には、

「電子保存対象ファイル」とされ、

要件であるバージョン情報、アップロードした日のタイムスタンプ、アップロードした人(入力者の情報)が確認できます。

なお、要件の一つである「スキャン文書と帳簿の相互関連性」は、freeeの場合取引自体にデータ添付できるので問題ないでしょう。

アップロードした日をクリックすると、タイムスタンプがきちんと付与されているのがわかります。

試しに違う領収書をアップロードし、ファイルを改訂してみると、

バージョン情報が「第2版」に更新され、改訂理由も保存されました。

これで問題なければ、紙の領収書を廃棄することができます。

アップロードして、2ヶ月以上放置するとスキャナ保存ができなくなるので注意しましょう。

 

ペナルティが重くなっているので、注意

このようにスキャナ保存がとてもしやすくなったのですが、ペナルティが重くなっています。

2022年1月1日以降、スキャナ保存が行われた書類について隠蔽し、又は仮装された事実があった場合には重加算税(過少に申告した税額の35%)が10%上乗せされます。

承認申請が不要になっていつからでも始められるようになった分、

その運用をきちんと行ってくださいね、ということなのでしょう。

要件を確認した上で、慎重に始める必要がありますのでご注意ください。

 

まとめ

2022年1月からスキャナ保存がやりやすくなったことと、

クラウド会計freeeを使った実際のスキャナ保存の方法を確認しました。

最初から紙を使わない電子取引と組み合わせれば、よりペーパーレスが進むでしょう。

 


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