キャッシュレス決済をした場合のケース別領収書(データ)の保存方法

Last Updated on 2021年4月30日

キャッシュレス(クレジットカード、電子マネー、QRコード等)決済を行った場合の

領収書(データ)の保存方法を、ケース別に整理しました。

 

法人税・消費税いずれの観点からも検討が必要

キャッシュレス決済の場合の領収書(データ)の保存がなぜ複雑なのかというと、

法人税(電子帳簿保存法)・消費税(仕入税額控除)いずれの観点からも検討が必要だからです。

 

紙の領収書が発行される場合(店舗利用など)

まずは、紙の領収書が発行される場合です。

店舗でクレジットカードやSuica、PayPayなどを使って決済する場合ですね。

 

法人税

クラウドシステムで取り込む場合

見読性、検索機能を確保した上で

取り込んだデータを保存すれば良いことになります。

別途紙の領収書を保存する必要はありません。

なお、ここでいうクラウドシステムは

取り込んだデータの訂正削除の履歴が残る(又は訂正削除ができない)システムが想定されています。

例えばクラウド会計freeeの場合、取り込んだデータは「自動で経理」と表示され、

日付・金額・取引内容・決済金額は変更できない仕様となっておりますので、訂正削除ができないシステムと言って良いでしょう。

クラウドシステムで取り込まない場合

紙の領収書の保存が必要となります。

もし紙の領収書をPDFなどデータにして保存したい場合には、「スキャナ保存」の申請が必要になります。

消費税

仕入税額控除を受けるために、3万円以上のものについては紙の領収書の保管が必要となります。

(3万円未満のものは帳簿のみの保存でOK)

 

以上のとおり、

クラウドシステムでデータを取り込んでいる場合では

法人税はデータ保存が可能ですが

消費税は原則紙の領収書の保存が必要となる点が意外と盲点です。

消費税の課税事業者の方は気をつけていただければと思います。

 

紙の領収書が発行されない場合(ネット決済など)

次に、紙の領収書が発行されない場合です。

電子帳簿保存法上、「電子取引」に区分されます。

例えば、以下のものが該当します。

  • Amazonでクレジットカードで商品を購入した
  • インターネット上のサイトから商品をPayPal経由で購入した
  • インターネット上のQRコードを読み取ってPayPayで支払った
  • クラウド経由で電子領収書・請求書を受け取った
  • メール経由で電子領収書・請求書を受け取った

 

 

法人税

クラウドシステムで取り込む場合

(訂正削除履歴が確認できる、又は訂正削除できない)クラウド会計ソフトなどでクレジットカード、電子マネー等のデータを取り込む場合には、

見読性、検索機能を確保した上で

取り込んだデータを保存すれば良いことになります。

別途紙の領収書を保存する必要はありません。

クラウドシステムで取り込まない場合

見読性、検索機能を確保した上で

以下のいずれかの措置をした上でのデータ保存が求められます。

  1. タイムスタンプが付与されたデータを受け取って、データ保存
  2. データを受け取った後遅滞なくタイムスタンプを付与してデータ保存
  3. 訂正及び削除の防止に関する事務処理規定の備付け及び運用を行った上でデータ保存

個人や中小企業の場合、コスト的にタイムタンプが必要な1,2は難しいでしょう。

現実的には、自社で3.の規定を作成して自ら運営する方法が考えられます。

上記3つの要件を満たさない場合には、現状紙に印刷して保存する方法も認められます(令和4年1月1日以降の取引は紙保存不可)。

消費税

領収書の保存は不要で、帳簿のみの保存で仕入税額控除を満たします。

上記の取引はすべて「紙の領収書が発行されないやむを得ない理由」に該当するからです。

とはいえ、実務上何らかの情報がないと正しく仕訳(消費税区分含め)ができません。

クラウド会計ソフトに取り込む場合も、明細のみだと正しい仕訳が難しいです。

したがって、請求書、領収書等のデータを仕訳に添付する(freeeのファイルボックス機能など)、

又はサーバーに保管しておくなど、

データをいつでも確認できる状態にしておくことは必要でしょう。

2023年10月以降は、いずれにしても電子インボイスの保存が必要です。

 

以上のとおり、紙の領収書が発行されない取引は、データで保存することが原則です。

クラウドシステムで取り込む場合にはタイムスタンプ、事務処理規定の要件が必要ないので、

個人・中小企業であれば(訂正削除不可の)クラウドシステムを使ってデータを取込することがおすすめです。

 

まとめ

キャッシュレス決済をした場合のケース別領収書の保存方法をまとめてみました。

紙の領収書が出るか・出ないか、

そして法人税・消費税でも取り扱いが異なりますので

注意していただければと思います。


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