Last Updated on 2021年3月16日
クラウド会計ソフトは、データを活かすソフトです。
ですので、人が何か資料をみながら手で入力することは基本避けなくてはいけません。
クラウド会計ソフトを使う最大のメリットは、「データの活用」
クラウド会計ソフトのメリットはたくさんありますが、
その最大のメリットは「データの活用」による業務効率化
と考えています。
ですので、せっかくソフトを導入しても、
入力をしていては最大のメリットを活用できません。
「クラウド会計ソフトには、基本入力はしない」
と決めましょう。
入力をなくすには
入力をなくすには、クラウド会計ソフト導入前の準備が欠かせません。
導入前の準備とは、以下のとおりです。
キャッシュレスを進める
キャッシュレス化はクラウド会計ソフトを利用する上で最も必要なことです。
銀行口座のインターネットバンキングの申込がまだであれば、行います。
現金で受け取る・支払う取引も極力なくします。
現金で売上を受け取っていた場合は、
銀行振込にしてもらう、クレジットカード決済（PayPal、Square、stripeなどの決済代行を利用）にしてもらう、電子マネー・QRコード決済を導入することを検討します。
クラウド会計は決済代行会社との連携数も多く、これだけでかなりの自動化を進めることができます。
現金で支払う取引もクレジットカード・電子マネー等に切り替えて、極力なくしていきましょう。
ペーパーレスを進める
データを活かすためには、紙を極力無くすペーパーレス化が欠かせません。
例えば自前の請求書を作成して印刷・押印、送付してしまうと、
その紙をみながら売上を入力する、という業務が発生してしまいます。
クラウド会計ソフト上で請求書を作成し、Eメールで送付、
又はクラウド上で共有できればそのまま取引が登録され、入力が発生しません。
また、クラウド会計上で請求書を作らなくても、
後ほど説明する「Excelインポート機能」を使えば
データを請求書作成、取引登録に活かすこともできます。
ペーパーレスと同時に、「いかにデータ活用するか」という思考が必要です。
事業用のネットバンキング口座、クレジットカードを準備する
フリーランスの場合、事業を始めるにあたってプライベート兼用の口座・クレジットカードをそのまま利用される方も多いでしょう。
ただこの場合、事業に利用した分だけ手で入力する業務が発生してしまいます。
（又は、すべて取り込んだ上でプライベート分を事業主勘定で処理する方法となります）
経理業務をなるべく短縮させたいのであれば、
事業用のネットバンキング口座、クレジットカードをプライベートとは分けて準備しておいた方が良いでしょう。
入力をするなら、Excel・ファイルボックスで
それでもどうしても入力が発生してしまうときがあります。
同期に対応していない口座（現金含む）の取引です。
例えば、外貨預金口座は対応していない場合が多いです。
しかし、クラウド会計ソフトへの直接入力は極力避けなければいけません。
動作も非常に遅いでの非効率です。
入力をするのであれば、
手でクラウド会計ソフトに直接入力するのではなく、
Excelインポート機能がお勧めです。
マネーフォワードクラウド、freeeでは次のようなフォーマットのExcelインポート機能があります。
Excelであれば、
オフライン上で動きますので動作が軽いですし、
自分が入力しやすいようにアレンジすることも可能です。
（数式、フォームを活用するなど）
「入力が必要なときは、入力に適したExcelで行う」
ことが基本です。
現金支払いの取引登録は、（freee限定ですが）ファイルボックス機能もお勧めです。
ファイルボックス機能とは、スマホのアプリで領収書の写真を撮って、
取引日や金額を自動的に読み取った上で取引登録ができる機能です。
この方法であれば、入力は備考欄、メモ・タグ（必要に応じて）のみですので
入力の手間を最小限にできます。
以上のとおり、事前準備をした上で
普段の取引は口座自動連携、Excelインポート機能、ファイルボックス機能で
ほぼクラウド会計に直接入力をしないで済みます。
クラウド会計に直接入力するのは、
入出金を伴わない振替仕訳・決算整理仕訳
のみ、という状況を目指すと良いでしょう。
まとめ
データ活用が最大のメリットであるクラウド会計ソフトに「入力」は基本的にしてはいけません。
当記事では入力をなくすために事前に準備しておくこと、
入力が発生する場合にはExcelインポートを活用すること
を書きました。
是非参考にしてみてください。
