2020年10月電子帳簿保存法で電子取引データの保存要件が緩和。注意点を解説

2020年10月より、電子帳簿保存法が改正され、電子取引データの保存要件が緩和されます。

その内容と、注意点を解説します。

 

改正されるのは、電子取引データの保存です

まず、今回改正されるのは紙の領収書等の電子保存(スキャナ保存)ではなく、

電子取引データの電子保存です。

下記の表の赤枠部分となります↓

出典:電子取引データの保存の考え方 公益社団法人日本文書情報マネジメント協会法務委員会 p.5

したがって、下記の取引が今回の改正の対象です。

クラウドサービスを前提とした、

  • クレジットカードで決済した電子取引データ
  • 電子マネーで決済した電子取引データ
  • QRコードで決済した電子取引データ

など

 

改正の内容

電子取引データについては、

真実性を確保するために下記のいずれかが電子保存の要件として必要でした。

  • タイムスタンプ付与
  • 正当な理由がない訂正及び削除防止に関する事務処理規定の備え付け・運用

タイムスタンプの導入は負担が重く、

事務処理規定の備え付けもハードルが高いものでした。

そこで、2020年10月より、下記2つの保存方法も認められることとなりました。

  • 発行者のタイムスタンプが付与されている場合には、その電磁的記録(データ)を保存すればOK

→今まで、自らがタイムスタンプを付与しなければならなかったのが、発行者がタイムスタンプを付与していればそのデータを保存するだけで要件を満たすことになりました。

  • 電子情報の訂正又は削除を行った事実及び内容を確認することができるシステム(訂正又は削除を行うことができないシステムを含む。)において、その電磁的記録(データ)の授受及び保存を行う方法

→クラウドサービス等、訂正又は削除をできないシステムにおいて受け取ったデータを保存すれば保存要件を満たすことになりました。

 

とりわけ2つ目の改正が大きいと思われます。

例えばクラウド会計ソフトにて、取り込んだクレジットカード等の明細データを保存すればあらためて領収書の保存は必要なくなります。

 

注意点

紙の電子保存(スキャナ保存)は今までどおり

先程も説明したとおり、今回の改正は電子取引です。

したがって、紙で受け取った請求書等は今回の改正の対象ではありません。

紙で受け取ったもののスキャナ保存は今まで通り厳しい要件がありますので注意が必要です。

参考:

クラウド会計ユーザー向け電子帳簿保存法(スキャナ保存)の適用の整理

 

電子取引データの内容が不足していることも

現時点では、クラウド会計ソフトに取り込めるデータは各社で違います。

 

例えば、Suicaのデータを取り込んだ場合、電車であれば出発地と行き先が表示されますが、

何かを購入したときは「物販」としか取り込めません。

レシートがあれば少なくとも支払先が分かるので検討がつきますが、

このままでは内容が全く分からず仕訳ができない可能性があります。

仕訳が終わるまでは、レシートを取っておくなどの工夫が必要です。

 

経費を使った人、仕訳をする人が違うケース

ひとり社長の会社や、社員が数名の会社であれば

経費の内容が分かるケースもあると思いますが、

経理担当がいる会社では内容の詳細が必須となります。

例えば、以下はオリコカードの明細ですが、

取引先名しか分からず、使った人が何らかのメモ書きをする必要がでてきます。

直接クラウド上に領収書を添付して内容を記録してもらうか、

今まで通り紙の領収書を添付して提出する等の必要が出てくるでしょう。

紙の取引が多い場合

クレジットカードや電子マネーをクラウド会計に取り込んではいるものの、

全体の取引としては紙が多い場合、

一部分だけ電子データのまま残すのは

かえって混乱する可能性があります。

とりわけ経理の負担を考えた上で

慎重に対応すべきと考えます。

 

まとめ

2020年10月より改正される電子帳簿保存法における電子データの保存要件の緩和の内容と、

注意点を説明しました。

今回の改正は、

  • クラウドシステムを使っている会社
  • ひとり社長又は社員数名の会社
  • 電子取引が多くを占める会社

に有用であると考えます。

中規模〜大規模の会社で紙の取引がメインである場合、

全体の効率を加味しながら慎重にフローを考えていくべきと考えます。


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