Last Updated on 2020年2月6日
事業を行っていく上で欠かせないのがきちんと経費を処理することです。
経費を支出した場合、その「証拠書類」となるものの保管が必要となります。
証拠書類の代表的なものが「領収証」ですが、
中には領収証がでないものもあります。
領収証が出ない場合、どのような書類を保存すればよいのか、
次のケース別に見てみましょう。
領収証が出ないケース
- 店舗でキャッシュレス決済をしたとき
- ネットで購入したとき
- 交通費を支払ったとき
- 香典・お車代等を支払ったとき
目次
①店舗でキャッシュレス決済をしたとき
領収証がでない場合の代表的な例として、
クレジットカードなどキャッシュレスで店舗にて支払をしたときが挙げられます。
お店からは①レシート（領収証）と、②カード利用明細をもらいます。
まず①レシート（領収証）ですが、
この書類は厳密に言うと税法上の「領収証」には当たりません。
クレジットカード払いの場合、まだお店に入金されていないからです。領収証という言葉に惑わさされないようにしましょう。
ただし、領収証と一緒に渡される②の利用明細に、
以下の項目が記載されていれば領収証と同じものとして取り扱って良いとされています。
- 購入先の名前（例えば「キノクニヤショテン ヨコハマミナトミライテン」など）
- 購入した日付
- 購入した物・サービスの内容（「売上」などと表示されます）
- 対価の合計金額（8％と10％両方ある場合にはそれぞれ区分した合計）
- 書類の交付を受ける者の氏名又は名称（経費を使った自分又は自社の名前。ただし小売業、旅客運送業などの場合は省略可能です）
利用明細には1.から5.の内容を満たしていることが通常であるため
こちらの利用明細を保存しておけばOKです。
ただし、この利用明細だけだと自分が見て内容がわからないため（取引内容が「売上」等となっている）、
一緒に交付されるレシート（領収証）も一緒に保管しておくことをお勧めします。
そうすれば後から記帳することになっても内容がきちんとレシートに書いてあるので
忘れません。
2枚まとめてホチキス留めして保管しておくと良いでしょう。
なおクレジットカード以外のキャッシュレス決済である
電子マネー、QRコード決済も同じ考え方です。
注意
月ごとにまとめてクレジットカード会社から送られてくる
「請求明細書」は、原則として税務上の領収証代わりにはなりません。
ただ金額を網羅しているものなので念の為保存はしておいたほうが良いでしょう。
②ネットで購入したとき
領収証が出ない代表的なものの2つ目として、ネットショップで購入したときが挙げられます。
まず、領収証がWeb上で表示できるときはその画面を保存しておきましょう。
下記の例は、Amazonで購入した場合です。
決済代行サービスを使って購入した場合には、
管理画面上から取引明細を印刷できると思いますのでそちらを保存します。
（下記はPayPalの取引明細の例です）
領収証がWeb上で表示できない場合には、
購入の完了通知メール等を保存しておきます。
下記の例は、Appleで購入した場合です。
いずれにしても、先程掲げた
- 購入先の名前
- 購入した日付
- 購入した物・サービスの内容
- 対価の合計金額
- 宛先（自分の名前又は会社の名称）
が表示されていれば大丈夫です。
③交通費を支払ったとき
交通費も領収証が出ない代表格ですね。
現金で交通費を支払った場合には、
出金伝票（市販されています）に記載して保存する方法があります。
ただ今の時代出金伝票に手書きは面倒かと思いますので、おすすめなのが
Excelで作る現金出納帳や交通費精算書です。
ネットで検索すればテンプレートはいくらでも見つかりますので、
気に入ったものをアレンジして使うと良いでしょう。
（データとして使えるために上記のように綺麗なフォーマットでなくても構いません）
利用した交通機関、日付、利用内容（目的）、金額を最低限記載します。
なお交通系電子マネーSuicaを利用した場合にも領収証はでません。
この場合は利用明細をアプリから表示することができるので、
画面を保存するか、Excel等にダウンロードするなどしたものを
保存すると良いでしょう。
なおモバイルSuicaの場合には交通費以外のものは「物販」としか表示されないため、
予め自分でメモ書きで補足するといったことが必要となります。
③香典・お車代等を支払ったとき
香典やお車代なども領収証は当然出ません。
この場合も交通費と同じく、
出金伝票を書くか、
Excelの現金出納帳等に内容を入力して保存
しておきましょう。
下記は出金伝票の例です。
まとめ
領収証が出ない場合の経費について、
ケース別に保存が必要な書類をまとめました。
「何を保存すればよいのだろう？」と迷われていた方の参考になれば幸いです。