【クラウド会計(freee、MFクラウド)ユーザー向け】2022年1月以降の電子取引保存のやり方

Last Updated on 2022年5月19日

電子取引のデータ保存義務に宥恕規定が設けられました

令和3(2021)年度の税制改正で、

 

「電子取引」(紙を一切使わない取引)

については、データで保存することが義務

となりました。

 

しかし、

電子取引をすべてデータ保存するためには

検索要件などを満たす必要があり、特に小規模事業者にとっては

困難が予想されました。

 

それが原因かはわかりませんが、

令和4(2022)年度の税制改正大綱では、

電子取引のデータ保存義務に2年間の宥恕規定

(やむを得ない理由がある場合に限り紙保存も認められる)

が急遽設けられました。

 

実質、電子取引のデータ保存の義務化は2年延長されたことになります。

 

freee、MFクラウドは2022年1月改正電子帳簿保存対応に

一方、大手クラウド会計freeeとMFクラウドは、

いずれも2022年1月改正の電子帳簿保存対応、ということで既にアナウンスされています。

電子帳簿保存法改正対応!完全ペーパーレス革命

電帳法対応ストレージサービス「マネーフォワード クラウドBox」

 

2年間の宥恕規定にかかわらず、

クラウド会計ユーザーはこれを機に

電子取引はすべてデータで保存することをお勧めします。

 

本記事では、クラウド会計ユーザーが

電子取引をデータで保存するためにやるべきことを説明します。

 

  • 電子取引のデータ保存義務の2年間の宥恕規定が決定
  • クラウド会計ユーザーが電子取引をデータ保存するためにするべきこと
  • 電子取引データは会計ソフトが提供するクラウドストレージに一元化するのがお勧め

 

クラウド会計ユーザーがするべきこと

電子取引を確認する

まず、日々行っている電子取引はどういうものがあるか確認しましょう。

電子取引は、紙の書類が一切発行されない取引です。

具体例としては、

  • クラウド上で共有する請求書
  • メールで受け取る請求書
  • クレジットカード・電子マネー・決済代行サービスを利用した決済
  • スマホアプリによる決済

などが挙げられます。

 

電子取引の保存方法を確認する

電子取引を確認したら、それぞれの保存方法を確認しましょう。

クラウド上で共有する請求書

freeeとMFクラウドは、システム上で共有した請求書については

電子取引保存の要件(データの訂正又は削除の記録が残るシステム)を満たすため、

共有したデータをそのままクラウド上に保存しておけば要件を満たします。

 

例えばMFクラウドの場合

「マネーフォワードクラウドBox」という機能がついていますので、

クラウド請求書上で発行・受領した請求書は自動的に検索要件を満たした上で保存されます。

出典:電帳法対応ストレージサービス「マネーフォワード クラウドBox」

 

メールで受け取る請求書

各クラウド会計会社が提供するクラウドストレージにアップしましょう。

freeeの場合は「ファイルボックス」、

MFクラウドの場合は「マネーフォワードクラウドBox」

にアップします。取引もそのままファイルを添付して登録することができます。

これらの会計ソフト上のストレージにアップすることで自動的に検索要件を満たします。

(社内サーバ、Dropbox等に保存すると検索要件を自社で設定しなければいけないため、

クラウド会計ユーザーはクラウド会計上のストレージに一元化することをお勧めします)

 

ECサイト・電子マネー・決済代行サービスを利用した決済

ECサイト・電子マネー・決済代行サービスを利用した決済は、

クラウド会計と連携できるものはなるべく連携しましょう。

例えば、Amazon、Suica、PayPal、Stripeなどですね。

これらをクラウド会計に取り込めば、

電子取引保存の要件(データの訂正又は削除の記録が残るシステム)を満たすため

別途何か保存が必要となるものはありません。

クラウド会計と連携できないものは、

内容がわかるもの(請求明細、メール内容など)をデータ化して

freee、MFクラウドのクラウドストレージにアップして仕訳登録しましょう。

 

スマホアプリによる決済

スマホアプリを利用して決済した場合には、

画面ショット、メールなど内容がわかるものをデータ化して

freee、MFクラウドのクラウドストレージにアップして仕訳登録しましょう。

例えばスタバのモバイルアプリで決済した分については

下記のようなアプリ画面のショットか、メールに送られてくる決済の案内をアップします。

 

「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」の作成

電子取引データをデータのまま保存するためには、

「そのデータの保存ルール」を定めた事務処理規程

が必要です(クラウド会計でデータ連携して取り込んだものを除く)。

法人の場合には、

  • 管理責任者
  • 電子取引の範囲
  • データの保存場所
  • 対象データ
  • 運用体制
  • 訂正削除方法

などを定めます。

国税庁のHPにフォーマットがありますので、

電子取引をデータ保存する事業者は必ず作っておきましょう。

参考資料(各種規程等のサンプル)|国税庁

 

*2022/3/4更新

freeeを利用する場合には、freeeが用意する無料の社内規定のテンプレート

があるためこちらを利用すると良いでしょう。

電子帳簿保存法改正対応!完全ペーパーレス革命

 

まとめ

クラウド会計(freee、MFクラウド)ユーザー向けに、

2022年1月以降の電子取引保存のやり方を説明しました。


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